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Es normal que cuando se trata de promover un producto o servicio y tratar de crear los argumentos necesarios para lograr persuadir a un determinado tipo de cliente o buyer persona, las empresas dediquen importantes esfuerzos, recursos y tiempo a crear mensajes que sean relevantes para ese mercado al que se dirigen, y a seleccionar también aquellos canales que pueden ser más efectivos para llegar a este.

Sin embargo rara vez ocurre que a nivel interno las organizaciones planeen y creen una estrategia de comunicación que involucre a todos sus empleados, así como a las diferentes áreas que la conforman con el fin de que esta consiga mejorar su desempeño en todos los niveles, y logre hacer fluir la información en todas las direcciones a través del óptimo uso de las herramientas con que disponen hoy en día para llevar a cabo este propósito.

Por supuesto, a no ser que estemos hablando de grandes empresas que normalmente pueden darse el lujo de contar con un departamento encargado de manejar las comunicaciones a nivel interno, y ejercer dentro de sus funciones tareas como las que mencionamos recién, por lo general es poco probable que cosas como las anteriores sucedan.

No obstante no hay que ser necesariamente una empresa grande o contar con un departamento específicamente dedicado a hacerse cargo de manejar la comunicación a nivel interno, en tanto una o varias de las áreas existentes dentro de una organización pueden asumir esta tarea y compartir las responsabilidades que esto implica.

Más allá de los métodos de comunicación normales usados dentro de cualquier empresa como lo puede ser el uso del correo, las reuniones informativas, o la misma interacción casual que puede darse entre compañeros, o entre un líder y sus colaboradores, las siguientes son solo algunas razones por las cuales contar con una estrategia y un plan de comunicación interno bien estructurado a nivel de toda la organización resulta fundamental y necesario.

1. Permite establecer los canales más adecuados para dar a conocer información a los empleados

Hoy en día existen muchas maneras a través de las cuales los departamentos de comunicación o áreas encargadas de ejercer esta función al interior de las organizaciones pueden llegar a los empleados y dar a conocer prácticamente cualquier cosa.

Por ejemplo a través de un simple correo o circular se podría hacer llegar a estos una información o comunicado que sea de su interés. Sin embargo sabiendo que al final de lo que se trata es de elegir la mejor manera de llegar a las personas, despertar su interés en relación a lo que se busca comunicar y hacer que éstas estén al tanto sobre las iniciativas que se están llevando en la organización, de la forma como esto se haga y se presente dependerá también el grado de importancia e interés que la información reciba por parte de los empleados.

Teniendo en cuenta que no todos los asuntos tienen la misma importancia, y que dependiendo qué tan relevante pueda ser algo asimismo pueden haber unos canales y formatos mejores y más apropiados que otros para presentarla, el contar con un plan de comunicación interno, o contar con áreas encargadas de gestionar la comunicación a nivel de toda la empresa puede ser fundamental para establecer las mejores formas de darla a conocer a los empleados, y sobre todo lograr que ésta suscite su interés y consiga tenerlos al tanto de la realidad de la compañía.

Algunas novedosas formas de dar a conocer la información, además de las tradicionales (correo electrónico, reuniones, carteleras, tablones de anuncios o circulares), pueden ser los boletines electrónicos, los blogs, las redes sociales o aplicaciones, además de las videoconferencias o las redes internas (intranet).

2. Permite una mejor coordinación entre las áreas y mejora el desempeño de toda la organización

Una estrategia de comunicación interna brinda la posibilidad de mantener al tanto a todas las personas sobre lo que está ocurriendo en la organización, las actividades que se están llevando a cabo, y permite que haya una mayor sincronía y coordinación entre los diferentes departamentos de la empresa dada la interdependencia que existe entre estas. Lo anterior puede evitar los tradicionales malos entendidos y la confusión que la falta de comunicación, o la carencia de una óptima estrategia de comunicación a nivel de toda la empresa, pueden llegar a ocasionar.

Adicionalmente esto permite que las personas sepan en todo momento hacia donde está yendo la compañía, si se está logrando o no alcanzar los objetivos trazados a través de indicadores y otros datos, y mantener a la organización alineada en relación a las metas que se deben alcanzar (además de servir para aclarar rumores o especulaciones que se puedan crear eventualmente al interior de esta).

3. Facilita y mejora el flujo de información

A nivel interno una estrategia de comunicación también implica permitir que la información fluya en sentido ascendente y crear los canales más adecuados a través de los cuales la dirección pueda obtener información por parte de los demás niveles jerárquicos. Esto es clave no solo porque ofrece la posibilidad de que los empleados puedan hacer efectivas sus quejas y sugerencias (y a las empresas mejorar a partir de los aportes que estos pueden hacerle), sino porque también ayuda a obtener información de los clientes y del mercado que junto con otra información que pueden proveer las distintas áreas a la dirección, puede ser fundamental para la toma de decisiones.

4. Permite un mayor involucramiento de las personas

Al permitir a las personas estar enteradas sobre lo que ocurre en la empresa, los logros alcanzados, y sentir que ésta valora sus comentarios y sugerencias (además de tenerlos en cuenta), los empleados no solo logran tener un mayor grado de involucramiento con la organización, sino que además pueden desarrollar un mayor compromiso hacia ella y con ello mejorar notablemente su desempeño.

En conclusión

A pesar de que las empresas normalmente suelen dar una mayor importancia a la comunicación enfocada hacia los clientes, en realidad a nivel interno la comunicación puede jugar un papel demasiado importante como para no prestarle atención. Algunos puntos como los que hemos mostrado en este post claramente lo demuestran.

Un artículo publicado en Bien Pensado

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